cohen

The Heart of Change / Leading Change (2)

posted on 18 Jul 2008 17:24 by leadership in Book-Reviews

รวบรวมและเรียบเรียงโดย อิศราวดี ชำนาญกิจ

 

อ่านตอนที่ 1 คลิกที่นี่ 

ตอนที่ 2 ของสรุปย่อ หนังสือเรื่อง The Heart of Change โดย John P. Kotter และ Dan S. Cohen

มาต่อขั้นตอนที่ 5-8 ของหัวใจของการเปลี่ยนแปลงกันค่ะ


5.การกำจัดอุปสรรคที่มีต่อการเปลี่ยนแปลง (Removing Obstacles)

ส่วนใหญ่แล้วอุปสรรคที่สำคัญต่อการเปลี่ยนแปลงจะหนีไม่พ้น ผู้บริหารหรือบุคลากรบางกลุ่มที่ต่อต้านหรือไม่ยอมรับการเปลี่ยนแปลง การขาดระบบข้อมูลที่ทันสมัยที่ช่วยให้สามารถตัดสินใจได้เร็วขึ้น หรือแม้กระทั่งการขาดความมั่นใจในหมู่ผู้บริหารและพนักงานต่อผลของการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้น วิธีการขจัดอุปสรรค เช่น การปรับเปลี่ยนโครงสร้างองค์การ การย้ายผู้บริหารที่ไม่เห็นด้วย การปรับเปลี่ยนกฎ ระเบียบ การติดตั้งระบบ IT เป็นต้น

เมื่อคนในองค์กรเริ่มเข้าใจและเริ่มลงมือเปลี่ยนแปลงเพื่อให้บรรลุวิสัยทัศน์ใหม่ คุณต้องขจัดอุปสรรคที่ขัดขวางการกระทำของพวกเขา

อุปสรรคที่ใหญ่ที่สุดที่ขัดขวางความพยายามเปลี่ยนแปลงคือ ผู้จัดการระดับกลางหรือแม้แต่ผู้บริหารระดับสูงกว่านั้น ถึงแม้พนักงานจะยอมรับในวิสัยทัศน์ใหม่และอยากเปลี่ยนแปลง แต่ก็ไม่สามารถทำได้ เมื่อเจ้านายของเขาไม่เห็นดีเห็นงามด้วย

การจะเอาชนะผู้จัดการที่ทำตัวขัดขวางการเปลี่ยนแปลงต้องใช้วิธีที่สร้างสรรค์ ก่อนอื่นต้องเข้าใจว่าการเปลี่ยนแปลงเป็นเรื่องยาก โดยเฉพาะสำหรับคนที่มีความรู้สึกเปราะบางและไม่มั่นคง พวกเขาจะเกิดความกลัว ซึ่งทำให้พวกเขาไม่กล้าทำอะไรที่แปลกใหม่ไปจากสิ่งที่เขาเคยทำอยู่ แต่เมื่อการเปลี่ยนแปลงเริ่มเกิดขึ้นจริงๆ ผู้จัดการที่ทำตัวเป็นคนไม่ยอมเปลี่ยนแปลง จะเริ่มรู้สึกถึงความจำเป็นที่ตนจะต้องเปลี่ยนแปลง พวกเขาจะเริ่มสร้างความศรัทธาในตัวคนที่เป็นผู้นำการเปลี่ยนแปลง และ เข้าใจวิสัยทัศน์ใหม่อย่างชัดเจน และในที่สุดพวกเขาก็จะสามารถยอมรับการเปลี่ยนแปลงได้ 


ขจัดอุปสรรคจากระบบ

อุปสรรคประการที่สองที่ลดอำนาจการเปลี่ยนแปลงของคนในองค์กรคือ ระบบ ถ้าเป็นเมื่อสิบหรือยี่สิบปีก่อน อุปสรรคจากระบบมักหมายถึงความอืดอาดล่าช้าของระบบ แต่วันนี้ ระบบการประเมินผลงานและการให้รางวัลกลายเป็นอุปสรรคใหญ่ที่ขัดขวางการเปลี่ยนแปลง หากการประเมินผลงานและให้รางวัลนั้น ขัดแย้งกับทิศทางของการเปลี่ยนแปลงที่ต้องการให้เกิดขึ้น ยกตัวอย่างเช่น ถ้าคุณบอกกับพนักงานว่า "เราต้องการให้คุณก้าวกระโดดไปสู่อนาคต" แต่ระบบที่เป็นอยู่กลับส่งสารว่า "ถ้าคุณก้าวกระโดดสำเร็จคุณจะได้รับรางวัล 10 เซ็นต์ และถ้าคุณพลาดคุณจะถูกค้อนทุบหัว"

อย่างไรก็ตาม ระบบการประเมินผลงานและให้รางวัล ก็สามารถให้อำนาจในการเปลี่ยนแปลงแก่คนในองค์กรได้เช่นกัน หากกำหนดที่จะให้รางวัลแก่พฤติกรรมที่สอดคล้องกับวิสัยทัศน์

เมื่อพูดถึงการประเมินผลงานและการให้รางวัล เรามักจะนึกถึงรางวัลที่เป็นตัวเงิน ดังนั้น หากคุณไม่มีรางวัลที่เป็นตัวเงินให้แก่คนที่ทำการเปลี่ยนแปลง สิ่งนี้ก็อาจกลายเป็นอุปสรรคใหญ่ที่ขัดขวางความพยายามเปลี่ยนแปลงได้ อย่างไรก็ตาม การได้รับรางวัลเป็นเงินโบนัสหรือ การขึ้นเงินเดือน อาจไม่สามารถจูงใจคนให้เปลี่ยนแปลงพฤติกรรมได้เสมอไป รางวัลในรูปแบบอื่นเช่นการจัดประกวดการแข่งขันก็เป็นรางวัลที่มีค่าเช่นกัน


ขจัดอุปสรรคอื่นๆ

อุปสรรคอื่นๆ ได้แก่ อุปสรรคทางจิตใจ เช่น การที่คนอายุ 60 คิดว่าเขาไม่สามารถจะเรียนวิธีใช้คอมพิวเตอร์ได้ นี่เป็นสิ่งที่เขาคิดเอาเองซึ่งไม่มีเหตุผล

อุปสรรคสำคัญอีกประการคือ การขาดข้อมูลข่าวสาร ข้อมูลที่มีอิทธิพลต่อเราอย่างมากประเภทหนึ่งคือความคิดเห็นและคำวิจารณ์จากคนอื่นๆ ซึ่งมักจะทำให้เรารู้สึกว่าเป็นข้อมูลที่เกิดจากความคิดเห็นส่วนตัว อคติ หรือเป็นการตำหนิติเตียน เป็นข้อมูลที่เรามักจะมองมันด้วยความระแวงสงสัย ข้อมูลประเภทนี้จึงอาจกลายเป็นอุปสรรคขัดขวางการเปลี่ยนแปลงได้เหมือนกัน  

 


6.การวางแผนเพื่อให้เกิดความสำเร็จในระยะสั้น (Planning for Short-term Wins)

ผู้นำที่จะบริหารการเปลี่ยนแปลงได้ดีจะต้องรู้จักที่จะวางแผนเพื่อให้เกิดความสำเร็จของการเปลี่ยนแปลงในระยะสั้น โดยความสำเร็จนี้อาจจะเป็นเพียงความสำเร็จในขั้นแรกๆ ของการเปลี่ยนแปลงก็ได้ ทั้งนี้ เพื่อก่อให้เกิดกำลังใจกับผู้ที่เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงและยังเป็นการรักษาระดับของความเร่งด่วนที่จะต้องมีการเปลี่ยนแปลง (Urgency Level) ถ้าไม่มีความสำเร็จในระยะสั้นเกิดขึ้น ในบางกรณีผู้ที่สนับสนุนอาจจะเปลี่ยนใจไปต่อต้านการเปลี่ยนแปลงก็ได้

การสร้างชัยชนะระยะสั้นหมายถึงชัยชนะที่ได้มาอย่างรวดเร็ว ซึ่งจะช่วยหล่อเลี้ยงศรัทธาที่มีต่อความพยายามเปลี่ยนแปลง เป็นการให้รางวัลทางใจแก่ผู้ที่ทำงานหนักเพื่อการเปลี่ยนแปลง เป็นสิ่งที่ทำให้พวกที่คอยเยาะเย้ยถากถางต้องปิดปากเงียบ และสามารถสร้างแรงเหวี่ยงของการเปลี่ยนแปลงให้เกิดขึ้นได้ หากปราศจากชัยชนะระยะสั้นที่สามารถมองเห็นได้ชัดเจน ได้มาอย่างรวดเร็ว ไม่คลุมเครือและมีคุณค่าความหมายแล้ว แสดงว่าความพยายามเปลี่ยนแปลงนั้นกำลังประสบปัญหาหนัก

เพื่อสร้างชัยชนะระยะสั้น ทีมผู้นำการเปลี่ยนแปลงจะมุ่งเน้นที่การเปลี่ยนแปลงที่สามารถทำได้สำเร็จในเวลารวดเร็ว เพราะชัยชนะระยะสั้นจะ :

  • ช่วยยืนยันแก่ผู้นำการเปลี่ยนแปลงว่า วิสัยทัศน์และกลยุทธ์ของพวกเขานั้นถูกต้องเหมาะสมแล้ว
  •  เหมือนเป็นการตบไหล่ให้กำลังใจแก่ผู้ที่ทำงานหนักเพื่อทำให้วิสัยทัศน์เป็นจริง
  •  สร้างศรัทธาให้เกิด ดึงดูดใจผู้ที่ยังไม่ลงมือทำ
  •  ปิดปากผู้ที่คอยเยาะเย้ยถากถางหากการเปลี่ยนแปลงล้มเหลว

ถ้าไม่มีชัยชนะระยะสั้น การเปลี่ยนแปลงอย่างขนานใหญ่ขององค์กรจะเกิดขึ้นไม่ได้ ไม่ว่าวิสัยทัศน์จะดีเลิศเพียงใด หรือการเปลี่ยนแปลงที่ต้องการให้เกิดขึ้นมีความจำเป็นมากเพียงใด


จะสร้างชัยชนะระยะสั้นได้อย่างไร

ความพยายามเปลี่ยนแปลงองค์กรอย่างขนานใหญ่อาจต้องใช้โครงการเป็นร้อยๆ โครงการ ถ้าทำหลายๆ โครงการพร้อมกัน กว่าคุณจะพบชัยชนะครั้งแรก อาจต้องใช้เวลาถึง 2 ปีซึ่งนานเกินไป เพราะฉะนั้น จงอย่าทำ 150 โครงการพร้อมกัน แต่ให้เลือกมาสักสมมติว่า 4 โครงการที่ดูท่าว่าจะสามารถทำสำเร็จได้ในเวลาอันรวดเร็ว

ชัยชนะครั้งแรกยิ่งเห็นชัดมากเท่าไรก็ยิ่งช่วยให้กระบวนการเปลี่ยนแปลงเดินหน้าไปได้มากเท่านั้น หลายครั้งที่เราสร้างชัยชนะที่มีแต่ตัวเราเองมองเห็น แต่คนอื่นมองไม่เห็น ซึ่งไม่มีประโยชน์

การเลือกทำโครงการใดก่อนหลัง อาจไม่ขึ้นอยู่กับความสมเหตุสมผล แต่ขึ้นอยู่กับว่าโครงการนั้นจะสามารถสร้างชัยชนะ ระยะสั้น ที่จะส่งผลให้เกิดเป็นแรงเหวี่ยงการเปลี่ยนแปลงได้เร็วพอหรือไม่

ตัวอย่างเช่น สมมติว่า บริษัทของคุณเป็นบริษัทอเมริกันที่มีวิสัยทัศน์เป็นบริษัทระดับโลก แผนการที่สมเหตุสมผลคือ วางแผนผลิตสินค้าก่อน จึงค่อยวางแผนการตลาด แต่การสร้างโรงงานในเมือง Frankfurt ต้องใช้เวลาถึง 2 ปี และใช้เงินหลายล้านดอลลาร์ แล้วยังอาจต้องใช้เวลาอีกหนึ่งปีเพื่อประเมินว่า บริษัทจะสามารถบริหารโรงงานแห่งแรกในเยอรมันของตนได้หรือเปล่า แน่นอนว่าในระยะ 2-3 ปีนั้น ไม่มีชัยชนะเกิดขึ้นให้เห็นเลย

แต่ถ้าคุณเลือกที่จะขายสินค้าก่อนและค่อยสร้างโรงงานผลิต คุณจะสามารถระดมแผนการตลาดสำหรับรุกตลาดเยอรมัน ด้วยค่าใช้จ่ายที่ต่ำที่สุดโดยขายสินค้าที่ผลิตในชิคาโก คุณจะสามารถสร้างชัยชนะได้อย่างรวดเร็วและเห็นได้ชัดเจน

ฉะนั้น จงเลือกชัยชนะแรกของคุณอย่างพิถีพิถัน โดยความสำเร็จแรกนี้จะต้องผ่านหลักเกณฑ์พื้นฐาน 4 ประการคือ เห็นได้ชัดเจน มีคุณค่าความหมาย ไม่คลุมเครือ และทำได้สำเร็จอย่างรวดเร็ว

7.อย่าเพิ่งยินดีกับความสำเร็จในเบื้องต้น (Avoid Declaring V